Wessen Umsatz zählt?
Die 800.000-Euro-Grenze entscheidet über eine verlängerte Übergangsregel für die Ausstellung von Rechnungen im Jahr 2027. Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im vorangegangenen Kalenderjahr, also 2026. Nicht entscheidend sind der Umsatz des Kunden oder der Betrag der einzelnen Rechnung. Die genaue Regel steht in § 27 Absatz 38 Nummer 2 UStG.
Prüfen Sie zuerst, ob die Leistung überhaupt unter die inländische B2B-Ausstellungspflicht fällt und keine Ausnahme greift. Die Grenze ist kein eigener Steuersatz und keine neue Rechnungsart. Sie bestimmt lediglich, ob der Aussteller den betreffenden Übergang noch nutzen kann.
„Gesamtumsatz“ ist dabei ein steuerlicher Begriff mit Verweis auf § 19 Absatz 2 UStG. Verwenden Sie deshalb nicht ungeprüft den Kontoeingang oder eine beliebige Dashboard-Kennzahl. Welche Umsätze einzubeziehen sind, richtet sich nach der gesetzlichen Definition. Lassen Sie die Einordnung bei Unklarheiten anhand Ihrer Buchhaltung prüfen.
Drei Beispiele rund um die Grenze
Die folgenden fiktiven Beispiele unterstellen jeweils einen grundsätzlich erfassten inländischen B2B-Umsatz im Jahr 2027. Besondere Ausnahmen und die gesonderte EDI-Regel sind in der Tabelle noch nicht berücksichtigt.
| Gesamtumsatz 2026 | Folge für den umsatzabhängigen Übergang |
|---|---|
| 799.999 Euro | Die Grenze wird nicht überschritten; der Übergang kann greifen. |
| 800.000 Euro | Genau auf der Grenze; der Übergang kann ebenfalls greifen. |
| 800.001 Euro | Die Grenze ist überschritten; dieser Übergang greift nicht. |
Entscheidend ist „nicht mehr als 800.000 Euro“, nicht „weniger als“. Bei einer Rechnung eines größeren Lieferanten an einen kleinen Kunden hilft dessen niedriger Umsatz dem Lieferanten also nicht. Umgekehrt erhöht ein umsatzstarker Kunde nicht automatisch den für seinen kleinen Lieferanten maßgeblichen Vorjahresumsatz. Beide Beispiele folgen dem gesetzlichen Bezug auf den Aussteller.
Zustimmung und die EDI-Ausnahme
Wo die Übergangsregel greift, kann für die betroffenen Umsätze bis zum 31. Dezember 2027 noch Papier oder ein anderes elektronisches Format verwendet werden. Bei einem gewöhnlichen elektronischen Format, etwa einer einfachen PDF, ist die Zustimmung des Empfängers erforderlich. Der Übergang erklärt die PDF dadurch nicht zur strukturierten E-Rechnung. Die Voraussetzungen nennt § 27 Absatz 38 UStG.
Daneben enthält Nummer 3 eine eigene Regel für bestimmte EDI-Übermittlungen bis Ende 2027, ebenfalls mit Zustimmung. Diese hängt nicht an derselben Umsatzgrenze. Eine XML-Datei per E-Mail ist aber nicht allein deshalb ein EDI-Verfahren im Sinne dieser Vorschrift. Prüfen Sie bei bestehenden EDI-Abläufen die konkrete Vereinbarung und das eingesetzte Verfahren, statt die Ausnahme pauschal auf alle elektronischen Übertragungen anzuwenden.
Die Übergänge betreffen die Ausstellung. Sie verschieben nicht die seit 2025 bestehende Empfangsbereitschaft. Einen Überblick bietet der Beitrag zu den Fristen.
Was ändert sich 2028?
Ab 2028 entfallen die hier beschriebenen Übergänge für grundsätzlich erfasste Umsätze. Gesetzliche Ausnahmen bleiben jedoch bestehen. Insbesondere ist die Kleinunternehmerregelung nicht einfach eine andere Bezeichnung für den 800.000-Euro-Übergang. Die Steuerverwaltung unterscheidet die Ausnahmen ausdrücklich.
Klären Sie deshalb zwei Fragen getrennt: Ist Ihr Umsatz überhaupt von der Ausstellungspflicht erfasst? Falls ja, dürfen Sie für 2027 noch einen Übergang verwenden? Für die erste Frage hilft der Kleinunternehmerbeitrag, wenn Sie nach § 19 UStG steuerfreie Umsätze abrechnen.
Rechnungsdateien vorbereiten und prüfen
Unabhängig vom verbleibenden Übergang lohnt ein rechtzeitiger Test mit einem typischen Kunden. Bestätigen Sie Format und Referenzen, erzeugen Sie eine Beispieldatei ohne echte Kundendaten und prüfen Sie anschließend den vorgesehenen Versandweg.
FakturFokus kann unterstützte Formate erstellen und technische Befunde verständlich darstellen. Beginnen Sie mit der Erstellungsanleitung oder dem öffentlichen XRechnung-Check. Dieser arbeitet im Browser und zeigt seinen Prüfumfang; ein erfolgreicher Check bestimmt weder Ihren steuerlichen Gesamtumsatz noch die Annahme durch den Empfänger. Für die Auswahl zwischen XML und hybrider PDF lesen Sie den Formatratgeber.