Das strukturierte Original aufbewahren

Bewahren Sie bei einer E-Rechnung die strukturierten Originaldaten auf. Ein Ausdruck, ein Screenshot oder eine daraus erzeugte Ansicht ersetzt diese Datei nicht. Für Rechnungen gilt umsatzsteuerlich grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Die amtliche Erläuterung zur Aufbewahrung beschreibt den Erhalt des strukturierten Teils; die allgemeine Frist steht in § 14b UStG.

Bei einer XRechnung ist die XML-Datei der Ausgangspunkt. Bei einer hybriden ZUGFeRD-/Factur-X-Rechnung enthält die PDF zusätzlich strukturierte XML-Daten. Speichern Sie praktisch die vollständige empfangene Originaldatei, statt nur die sichtbaren Seiten zu drucken oder als neue PDF abzuspeichern. So bleibt der strukturierte Bestandteil erhalten und Sie vermeiden unbeabsichtigte Änderungen durch einen erneuten Export.

Auch ein Dateiname wie „Rechnung.pdf“ beweist nicht, dass strukturierte Daten enthalten sind. Wenn unklar ist, was Sie erhalten haben, prüfen Sie die Datei oder fragen Sie den Aussteller nach dem ursprünglichen Export. Der Ratgeber zu PDFs ohne XML erklärt diese Unterscheidung.

So funktioniert die Achtjahresfrist

Die allgemeine Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Eine 2026 ausgestellte Rechnung wäre danach regelmäßig bis Ende 2034 aufzubewahren. Das ist ein Rechenbeispiel zur Grundregel, keine automatische Löschfreigabe: § 14b Absatz 1 UStG lässt § 147 Absatz 3 AO ausdrücklich unberührt. Längere Fristen, laufende Verfahren oder andere Pflichten können relevant bleiben.

Während der gesamten Zeit müssen Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit gewährleistet sein. Das folgt aus § 14 Absatz 3 UStG. Eine Datei irgendwo abzulegen beantwortet deshalb noch nicht, ob sie später auffindbar, unverändert und maschinell lesbar verfügbar ist.

Legen Sie die Aufbewahrungsentscheidung mit Ihrer Buchhaltung fest. Unterscheiden Sie dabei die gesetzliche Frist von technischen Löschterminen eines Werkzeugs oder dem Ablauf eines Downloadlinks.

Eine praktische Aufbewahrungscheckliste

Ein überschaubarer Ablauf hilft auch kleinen Betrieben, Originale und spätere Korrekturen zusammenzuhalten:

  1. Speichern Sie jede empfangene oder ausgestellte Originaldatei unverändert.
  2. Ordnen Sie sie über Lieferant, Rechnungsnummer, Datum und Geschäftsvorgang zu.
  3. Begrenzen Sie Änderungen und dokumentieren Sie, wer auf die Unterlagen zugreifen darf.
  4. Verbinden Sie Korrekturdateien und relevante Nachrichten nachvollziehbar mit dem ursprünglichen Vorgang.
  5. Planen Sie Sicherungen sowie eine Wiederherstellung und testen Sie diese.
  6. Prüfen Sie regelmäßig, ob Originale noch auffindbar und lesbar sind.

Ein Prüfbericht ist als zusätzliche Unterlage hilfreich, ersetzt jedoch die Rechnung nicht. Gleiches gilt für einen Hashwert: Er kann einen Vergleich unterstützen, stellt allein aber weder Verfügbarkeit noch einen vollständigen Aufbewahrungsprozess sicher. Die Steuerverwaltung erläutert die Anforderungen an den strukturierten Originalbestand.

Produktspeicher ist vorübergehend

FakturFokus ist ein Werkzeug zum Erstellen und Prüfen unterstützter E-Rechnungen. Es ist kein langfristiges Rechnungsarchiv. Free bewahrt Dateien und Ergebnisse sieben Tage auf; für abonnementfinanzierte sowie erfolgreich abgeschlossene erweiterte Fix-Pack-Berichte gelten dreißig Tage. Der tatsächliche Ablauf steht im jeweiligen Dokumentdetail. Die Produktanleitung zu Speicher und Aufbewahrung beschreibt diese Regeln.

Speicherbudget und Nutzungskontingent sind zusätzliche Grenzen. Ein noch verfügbares Kontingent verlängert nicht automatisch die Lebensdauer eines Dokuments. Auch nicht ablaufendes Fix-Pack-Guthaben bedeutet nicht, dass die zugehörigen Dateien dauerhaft gespeichert werden. Planen Sie Downloads deshalb als regulären Arbeitsschritt direkt nach Abschluss ein.

Herunterladen, prüfen und selbst aufbewahren

Laden Sie erzeugte Dateien und benötigte Berichte vor dem angezeigten Ablauf herunter. Prüfen Sie anschließend, ob Sie das Original in Ihrem eigenen Ablageprozess öffnen und wiederfinden können. Wenn ein Nachweis-ZIP für Ihren Bericht verfügbar ist, enthält es zusätzliche Prüfunterlagen; es ersetzt Ihre Aufbewahrungsorganisation nicht.

Für eine erste technische Prüfung können Sie den öffentlichen XRechnung-Check oder ZUGFeRD-Check verwenden. Diese Browserwerkzeuge laden die Datei nicht hoch und legen kein dauerhaftes Rechnungsarchiv an. Beachten Sie den Prüfumfang: Ein bestandener Check bestätigt weder steuerliche Richtigkeit noch ordnungsgemäße Langzeitaufbewahrung. Den vollständigen Arbeitsablauf beschreibt die Anleitung zur Eingangsprüfung.