Empfang und Ausstellung haben unterschiedliche Fristen
Für inländische Unternehmen ist der Empfang von E-Rechnungen bereits seit dem 1. Januar 2025 relevant. Für die verpflichtende Ausstellung gelten dagegen Übergangsregeln bis Ende 2026 beziehungsweise, unter bestimmten Voraussetzungen, bis Ende 2027. Wer erst 2028 mit dem Thema beginnen möchte, verwechselt deshalb leicht zwei verschiedene Aufgaben: Rechnungen annehmen und eigene Rechnungen ausstellen. Das Finanzamt München erläutert beide Pflichten getrennt.
Eine E-Rechnung enthält strukturierte, elektronisch verarbeitbare Rechnungsdaten. Eine gewöhnliche PDF oder ein Scan erfüllt diese Definition nicht allein durch den Versand per E-Mail. XRechnung und geeignete ZUGFeRD-/Factur-X-Profile können strukturierte Daten transportieren; das tatsächlich verwendete Format muss die Anforderungen erfüllen. Maßgeblich ist § 14 Absatz 1 UStG.
Für Ihren Betrieb bedeutet das: Legen Sie einen Ablauf für eingehende Originaldateien fest, auch wenn Ihre eigenen Ausgangsrechnungen noch unter eine Übergangsregel fallen.
Die Fristen im Überblick
Die folgende Übersicht betrifft grundsätzlich erfasste inländische B2B-Umsätze. Sie ersetzt nicht die Prüfung, ob eine gesetzliche Ausnahme greift. Die Übergänge stehen in § 27 Absatz 38 UStG.
| Zeitpunkt | Was sich ändert |
|---|---|
| Seit 1. Januar 2025 | Empfangsbereitschaft für E-Rechnungen sicherstellen. |
| Bis 31. Dezember 2026 | Allgemeiner Übergang für 2025 und 2026 ausgeführte Umsätze: Papier oder, mit Zustimmung, andere elektronische Formate. |
| 2027 | Verlängerung bei höchstens 800.000 Euro Vorjahresgesamtumsatz des Ausstellers; gesonderte EDI-Regel beachten. |
| Ab 1. Januar 2028 | Die genannten Übergänge enden. Gesetzliche Ausnahmen bestehen weiter. |
Die Umsatzgrenze bezieht sich auf den Rechnungsaussteller. Für den Übergang 2027 kommt es auf dessen Gesamtumsatz im Kalenderjahr 2026 an. Genau 800.000 Euro liegen noch innerhalb der Grenze. Details und Beispiele finden Sie im Beitrag zur Umsatzgrenze.
Anwendungsbereich und Ausnahmen prüfen
Ausgangspunkt ist eine Leistung zwischen im Inland ansässigen Unternehmen für das Unternehmen des Empfängers. Privatkundengeschäfte und grenzüberschreitende Fälle gehören nicht pauschal in dieselbe Fristentabelle. Für Rechnungen an Behörden gelten außerdem eigene Vorgaben; prüfen Sie dort Format, Referenzen und Einreichungsweg gesondert. Den gesetzlichen B2B-Anwendungsbereich beschreibt § 14 Absatz 2 UStG.
Zu den Ausnahmen von der Ausstellungspflicht gehören insbesondere bestimmte steuerfreie Umsätze, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise und Rechnungen über nach § 19 UStG steuerfreie Kleinunternehmerumsätze. Die amtliche Übersicht nennt diese Ausnahmen. „Ab 2028 müssen alle jede Rechnung elektronisch ausstellen“ wäre daher zu weitgehend.
Die Ausnahme für eigene Kleinunternehmerrechnungen beseitigt nicht die Empfangsaufgabe. Lesen Sie dazu den Beitrag für Kleinunternehmer.
Einen praktikablen Rechnungsablauf vorbereiten
Für den Empfang genügt regelmäßig ein E-Mail-Postfach; auch andere elektronische Wege sind möglich. Das erläutert die Steuerverwaltung unter „Was benötigt der Unternehmer für den Empfang?“. Praktisch brauchen Sie darüber hinaus klare Zuständigkeiten:
- Bestimmen Sie, wer eingehende Rechnungen abruft und Rückfragen bearbeitet.
- Bewahren Sie die empfangene Originaldatei auf, statt nur einen Ausdruck weiterzugeben.
- Lesen Sie Rechnungsdaten und gleichen Sie Lieferant, Leistung und Beträge mit Ihren Unterlagen ab.
- Prüfen Sie technische Befunde und klären Sie Fehler mit dem Aussteller.
- Testen Sie eigene Exporte rechtzeitig mit dem Empfänger und seinem vorgesehenen Übermittlungsweg.
Ein bestandener technischer Check bestätigt weder die tatsächliche Leistung noch automatisch die Annahme durch ein Kundenportal. Für Sonderfälle sollten Sie die umsatzsteuerliche Einordnung mit Ihrer steuerlichen Beratung klären.
Nächste Schritte mit FakturFokus
FakturFokus hilft beim Erstellen und Prüfen unterstützter Rechnungsdateien. Der öffentliche XRechnung-Check läuft im Browser; beachten Sie immer den angegebenen Prüfumfang. Bei hybriden PDFs deckt der Browser-Check keine vollständige PDF/A-Prüfung ab.
Beginnen Sie mit der Formatwahl und der Anleitung zur Erstellung. Für langfristige Unterlagen planen Sie einen eigenen Aufbewahrungsprozess: FakturFokus bietet vorübergehenden Produktspeicher, kein Rechnungsarchiv. Der Aufbewahrungsbeitrag erklärt die Unterscheidung.