Kleinunternehmer ist hier ein steuerlicher Status
Wer nach § 19 UStG steuerfreie Kleinunternehmerumsätze abrechnet, ist für diese Rechnungen von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen. Eingehende E-Rechnungen müssen Kleinunternehmer trotzdem empfangen können. Das ist keine erst 2028 beginnende Aufgabe. Die amtliche Übersicht zur E-Rechnung beschreibt sowohl die Ausnahme als auch die seit 2025 notwendige Empfangsbereitschaft.
„Kleinunternehmer“ bedeutet dabei nicht einfach, dass ein Betrieb wenig Personal beschäftigt oder sich selbst als kleines Unternehmen bezeichnet. Gemeint ist die umsatzsteuerliche Regelung. Ein kleiner Betrieb mit regulärer Umsatzsteuer kann deshalb andere Ausstellungspflichten haben als ein Betrieb mit Kleinunternehmerumsätzen. Klären Sie Ihren Status anhand Ihrer steuerlichen Unterlagen, bevor Sie sich auf die Ausnahme verlassen.
Auch die 800.000-Euro-Grenze ist etwas anderes: Sie betrifft einen zeitlich begrenzten Übergang für 2027. Der Beitrag zur Umsatzgrenze erklärt diese eigenständige Regel. Die Kleinunternehmer-Ausnahme wird durch das Ende dieses Übergangs nicht automatisch aufgehoben.
Ausstellung und Empfang im Überblick
Die folgenden Punkte betreffen den beschriebenen Kleinunternehmerstatus. Für öffentliche Auftraggeber und besondere Sachverhalte müssen zusätzliche Anforderungen gesondert geprüft werden.
| Aufgabe | Was zu beachten ist |
|---|---|
| Eigene Rechnungen | Für nach § 19 UStG steuerfreie Umsätze besteht die Ausnahme von der E-Rechnungsausstellung. |
| Lieferantenrechnungen | Seit 2025 müssen auch Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können. |
| Aufbewahrung | Das strukturierte Original gehört in den eigenen Aufbewahrungsprozess. |
| Freiwillige E-Rechnung | Format, Inhalt und Übermittlungsweg mit dem Empfänger abstimmen. |
Die Steuerverwaltung verweist für die Ausstellungsausnahme auf § 34a UStDV. Eine Ausnahme vom strukturierten Format bedeutet nicht, dass alle übrigen Rechnungsangaben entfallen. Prüfen Sie insbesondere die Angaben und den Hinweis zur Steuerbefreiung für Ihre konkrete Rechnung; die amtlichen Erläuterungen sind der Ausgangspunkt für die Einordnung.
Einen einfachen Empfangsablauf einrichten
Regelmäßig reicht ein E-Mail-Postfach als Empfangskanal aus. Ein gesondertes Portal ist allein dafür nicht allgemein vorgeschrieben. Auch Downloads und vereinbarte elektronische Schnittstellen kommen in Betracht, wie die Steuerverwaltung zum Empfang erläutert.
Damit die Datei anschließend nicht verloren geht, hilft eine kurze Checkliste:
- Benennen Sie eine Person, die das Rechnungspostfach regelmäßig prüft.
- Speichern Sie den ursprünglichen Anhang oder die heruntergeladene Originaldatei.
- Machen Sie XML-Daten mit einem geeigneten Werkzeug lesbar.
- Vergleichen Sie Lieferant, Leistungsbezug und Beträge mit Bestellung und Lieferung.
- Fordern Sie bei Fehlern eine korrigierte Datei vom Aussteller an und erhalten Sie den Bezug zum Original.
Ein Lieferant muss seine strukturierte Rechnung nicht allein deshalb durch eine einfache PDF ersetzen, weil Sie XML noch nicht lesen können. Bereiten Sie deshalb das Lesen und Weitergeben an Ihre Buchhaltung vor. Technische Validierung unterstützt diesen Ablauf, ersetzt aber nicht die sachliche Rechnungsprüfung.
Wenn Sie freiwillig strukturiert abrechnen
Manche Kunden wünschen bereits heute eine XRechnung oder hybride ZUGFeRD-Datei. Eine freiwillige strukturierte Rechnung kann dann einen einheitlichen Ablauf erleichtern. Bestätigen Sie vorab, welches Format und Profil angenommen werden und welche Kundenreferenz erforderlich ist. Die Unterscheidung strukturierter und sonstiger Rechnungen ergibt sich aus § 14 Absatz 1 UStG.
Die Wahl eines Formats bestimmt nicht automatisch Ihre steuerliche Behandlung. Lassen Sie Steuerangaben und Befreiungshinweise passend zum tatsächlichen Umsatz prüfen. Ein technischer Validator kann nicht entscheiden, ob Sie die Kleinunternehmerregelung zu Recht anwenden oder ob ein Kunde die Leistung erhalten hat.
Werkzeuge für die passende Aufgabe nutzen
Der öffentliche XRechnung-Check von FakturFokus prüft unterstützte Dateien im Browser. Für hybride Dateien gibt es den ZUGFeRD-Check; lesen Sie dort die Grenzen, insbesondere zur vollständigen PDF/A-Prüfung.
Für eigene Ausgangsrechnungen helfen Formatwahl und Erstellungsanleitung. Laden Sie benötigte Dateien rechtzeitig aus dem Workspace herunter: Der Aufbewahrungsbeitrag erklärt, weshalb vorübergehender Produktspeicher kein langfristiges Rechnungsarchiv ersetzt.